La fatturazione elettronica è il primo passo. Ma è solo l’inizio del processo di digitalizzazione dell’intero ciclo amministrativo, ossia di tutti i processi legati al ciclo dell’ordine (ordine, conferma dell’ordine, avviso di spedizione e fattura) fino ad arrivare ad una migliore gestione della tracciabilità. Infatti, l’EDI (Electronic Data Interchange), ossia lo scambio elettronico di documenti commerciali e amministrativi, rappresenta un’opportunità importante per le imprese della filiera foodservice, anche per semplificare la gestione, alleggerire il carico amministrativo, ridurre l’incidenza di errori e relativi controlli, e rimodulare l’organizzazione del lavoro delle risorse umane. E, quindi, migliorare la redditività di bar, ristoranti, fast food e mense. Ad affermarlo sono i 35 operatori di questa filiera (tra produttori, distributori, gruppi della ristorazione collettiva e catene di ristorazione commerciale) intervistati nell’ambito del progetto Foodservice avviato da GS1 Italy per favorire la diffusione degli standard globali GS1 anche nel mondo del “fuori casa”.

La ricerca, che GS1 Italy ha affidato a TradeLab, ha tracciato in modo preciso il quadro del grado di digitalizzazione del variegato universo del foodservice, nei suoi quattro principali segmenti (distribuzione, catene di ristorazione commerciale, ristorazione collettiva e punti di consumo indipendenti) e nei due cicli di fornitura (sia diretta da parte delle aziende produttrici, sia indiretta mediante distributori e grossisti) e ne ha delineato le principali opportunità e le maggiori criticità nel processo di sviluppo.

Le più aperte e favorevoli a digitalizzare il ciclo amministrativo sono le aziende di produzione che forniscono direttamente il circuito del foodservice, le insegne dei cash & carry della distribuzione organizzata, gli operatori della ristorazione commerciale e di quella collettiva. L’area del ciclo amministrativo dove la digitalizzazione incontra il maggior interesse è quella della fatturazione, anche in una logica di evoluzione della fatturazione elettronica già obbligatoria.
Lo studio realizzato da TradeLab è stato il punto di partenza per GS1 Italy per intercettare le necessità e i bisogni degli operatori del foodservice, e per individuare e sviluppare delle soluzioni ad hoc. Partendo dalle sollecitazioni espresse da alcuni di loro, ad esempio, è stato rilasciato un nuovo messaggio standard GS1 EDI, che permette di condividere con i fornitori le anagrafiche di tutti i punti di consegna e le modalità di fatturazione in un solo messaggio EDI e di inviare nella stessa modalità anche gli aggiornamenti.