Nasce a Venezia nel secolo scorso la "Cantina SanMarco", una cantina vera di pochi metri quadratida cui Eliano Verardo, padre di Alessio che oggi ciparla di logistica e di software avanzato, cominciaa rifornire di bevande i punti vendita e i ristoranti di Venezia.Oggi ci troviamo nell'attuale sede di San Marco Beverage NetworkVenezia SpA, azienda che si occupa, ormai dal 1965, didistribuzione di birra, vini, acque e bevande, in diversi formati,su tutta laguna di Venezia, con una flotta di camion per laterraferma e di motobarche per la laguna e la città. L'azienda ha anche diversificato le sue attività, e comprende, oltre allaSan Marco BNV SpA (commerciale e centro logistica), anchedue società commerciali (Be.vi Mark e Mille Birre Mille) chefanno capo alla San Marco BNV SpA; in più presso gli stessispazi logistici della sede di Martellago (Venezia) gestisce anchei prodotti di San Benedetto, San Pellegrino e Hausbrandt comedeposito. Il numero dei dipendenti è di 77, il fatturato consolidatodi 21 milioni di euro all'anno, il numero dei clienti circa1220; la distribuzione vede circa 1.200 referenze al giorno, sucirca 1.500 punti vendita, per un totale di circa un milione etre/quattrocento imballi – termine che indica sostanzialmentela confezione multipla: o il fusto di birra, o la cassa d'acquao vino, o la cassa d'acqua e così via.
Insomma i prodotti comprendono tutto ciò che è liquido – maanche i sacchetti di caffè in grani -, in tutti i formati, sia quelliclassici diretti alla grande distribuzione, sia quelli più particolariindirizzati all'altro fondamentale canale seguito da San MarcoBeverage, e cioè l'horeca: alberghi, ristoranti, bar. Tutti i prodotti,come anche il materiale promozionale, che costituisceormai una parte importante delle movimentazioni, vengonoacquistati dall'azienda, per essere poi rivenduti – di fatto il corebusiness dell'azienda è quello della commercializzazione: eccoperché è necessario avere buoni venditori e operatori capaci,ma anche provvedere con una logistica interna il più efficientepossibile, in modo da svolgere tutto con la massima velocitàe soprattutto senza errori.

DATACollection: Che cosa significa distribuirea Venezia? Lo possiamo immaginare, ma qualisono le problematiche con cui vi confrontate ognigiorno?
Alessio Verardo: Il primo effetto che abbiamo riscontratonegli anni è che, per i costi immobiliari sempre più elevati,i locali hanno via via diminuito gli spazi dedicati alle scorte.Siamo diventati noi il loro magazzino e quindi dobbiamo effettuareconsegne quasi giornaliere; per i caffè di piazza, peresempio, consegniamo sei giorni su sette. I tempi di consegnasono sulle 24 ore: per gli ordini ricevuti entro le 13.30 si va inconsegna la mattina successiva. La sola fascia oraria consentitaper la consegna merci è quella delle prime ore del mattino,dalle due in poi, perché durante la giornata le rive di caricosono riservate ad altri servizi (per esempio gondole e ritirorifiuti). Le nostre barche partono dalla diga d'acqua, a Mestre,dove l'azienda si trasferì nel lontano 1965; tale sede è rimastaproprio come transit point per la partenza delle barche e comesede dell'officina di manutenzione.Alla necessità di operare in tempi strettissimi per il rifornimentodei vari punti di consumo, si aggiungono poi altre importanticriticità: le dimensioni dei prodotti e degli imballi che possonovariare notevolmente (bottiglie di liquori, bombole di gas,confezioni di succhi di frutta, acqua minerale, materiale pubblicitario,fusti...); la mancanza di codifica EAN sui prodotti, inquanto molti di questi non sono destinati alla grande distribuzione,e soprattutto, la grandissima variabilità della domanda,dovuta alle caratteristiche uniche di una città come Venezia.Un weekend di sole nel periodo estivo, i giorni del Carnevaleo del Festival del Cinema possono far raddoppiare i consumi,cosa che si riflette in modo significativo anche sui nostri ritmi.Di fatto nel nostro magazzino si passa da un numero standarddi tre-quattro operatori, a 6-7 persone nei periodi di massimarichiesta alle quali possono addirittura unirsi gli autisti stessiper coprire i picchi di lavoro. Per esempio, in periodo comenovembre-dicembre, vengono movimentati intorno ai 2500colli al giorno; durante la stagione primavera-estate, o in occasionedegli eventi, questo numero diventa 5000-6000, conun'ulteriore variabilità dovuta al tempo atmosferico. Per intendersi:cinque gradi di temperatura in più, in un fine settimanad'estate, possono far aumentare i consumi anche del 30%.Un altro elemento importante è quello della consegna. Primadell'introduzione del nuovo sistema di magazzino, si lavoravacon un piano di carico cartaceo, nel quale venivano raggruppatepiù consegne, preparando la merce in maniera massiva;il tutto arrivava poi sulla barca dove era lo stesso "barcaro" adover suddividere le consegne per destinazione.La velocità di preparazione era piuttosto elevata, perché il tuttosi concentrava in poche righe, ma i problemi si verificavanopoi sulla barca. O meglio: il sistema andava bene finché silavorava con un numero piuttosto limitato di referenze, e conun numero altrettanto limitato di consegne. Invece, dalle 10-12consegne di qualche anno fa, si arriva oggi facilmente a 25-30consegne da una stessa barca. Lo stesso vale per le referenze:fino al 2000 erano circa 600, oggi invece siamo intorno alle1200-1300, comprensive di prodotti da noi commercializzati,prodotti di nostra produzione, materiale pubblicitario, e pertutti questi, delle infinite varianti di prodotto che ci sono oggisul mercato. Quindi: più aumentavano le referenze, più aumentavanole consegne... più aumentavano gli errori. Da qui è nata l'esigenza di preparare la merce in modo più accurato, in mododa rendere il lavoro più semplice per chi effettua la consegna.

DC: Una volta delineato il problema, come si è svoltala ricerca della soluzione?
AV: Premessa: in magazzino lavoravamo con liste cartacee,ma abbiamo sempre guardato piuttosto in avanti come tecnologiesoftware. Anzi, eravamo anche soci di una softwarehouse, con la quale abbiamo elaborato quello che oggi è unodei due principali gestionali specifici per il nostro mondo, ladistribuzione di bevande. Ora, proprio perché conosciamobene il nostro settore, siamo stati i primi a rinunciare all'ideadi realizzare questo sistema direttamente, e abbiamo cercatosul mercato la soluzione ideale. Quello che ci ha convinto diOver-Log è stata la capacità di lavorare insieme a noi, su quellache per noi era la soluzione corretta per le nostre esigenze.Non capita spesso di trovare un approccio così collaborativo,nello sviluppo e nella realizzazione di un'idea.

Esmeralda Spagnolo: Esatto: per noi è importante esserefornitori di soluzioni, nel senso che vogliamo risolvere le questioniinsieme al cliente e cercare insieme la risposta ideale alsuo problema. A tal fine abbiamo proposto il dipartimentaledi magazzino SLIM2k, integrando al suo interno il softwarevocale vo-CE di Itworks, parametrizzato in base alle esigenzedell'applicazione.

AV: Abbiamo operato un cambio radicale, passando a DibeEnterprise come gestionale e a SLIM2k come applicativo dimagazzino. Per tutto il primo anno abbiamo utilizzato il nuovosistema solo per il ricevimento, utilizzando scanner barcode,mentre dal secondo anno in poi abbiamo reimpostato tutto ilprocesso di picking aggiungendo il sistema vocale.

DC: Per quali ragioni si è scelto il sistema vocale?Avete valutato delle alternative?
AV: Il sistema voice è subentrato per due ragioni principali.Innanzitutto, così come lo abbiamo impostato, ci consente dinon dover rietichettare tutti i colli in entrata (si ricordi che nelnostro mondo, non tutti i prodotti arrivano dotati di barcode).In una prima fase di progetto, pensavamo quasi di rietichettaretutti i colli, ma abbiamo visto ben presto che non ci stavamosia come tempi che come costi.Inoltre, il sistema vocale consente di operare con le due manilibere e senza mai dover togliere i guanti, cosa fondamentalenel nostro settore. Peraltro, il sistema vocale è gestito in totaleparallelismo con quello basato sulla lettura del barcode,quindi ci consente di gestire con grande flessibilità tutte leoperazioni di magazzino, sia la gestione di prodotti particolari,sia l'aggiunta di operatori in più in occasione dei picchidi lavoro e così via. Abbiamo valutato delle alternative, certo,ma risultavano comunque più invasive e quindi più costose.Lavorando in questo modo, con questi prodotti, il sistemavocale probabilmente è l'ideale.

DC: Come si presenta oggi dunque il flusso di magazzino?
AV: Facciamo ancora un passo indietro. In precedenza, ilnostro sistema non gestiva le locazioni di magazzino. Lamerce veniva ricevuta, identificata, e posizionata nella primalocazione libera. In sede di prelievo, veniva recuperata amemoria seguendo la lista cartacea, e identificata a vista.(A parte la debolezza generale delsistema, avevamo anche operatoriche si "sceglievano" la lista di prelievopiù semplice. Oggi, invece,oltre agli altri benefici, c'è più giustizia, e un metodo piùscientifico per misurare la produttività). Il magazzino attualeè tutto segmentato in aree, file, campate e livelli. In fase diingresso la merce viene identificata e posizionata in un postolibero, ma con due importanti differenze: innanzittuto, le siattribuisce una UDC (generata sempre da SLIM2k), che vieneapplicata sul pallet; in secondo luogo, l'UDC viene associataal posto pallet. Il sistema quindi sa per sempre che la UDC/referenza è associata a questa locazione. E ogni operatore,consultando il sistema, può sapere dove si trova ogni prodotto.In sede di prelievo, poi, l'operatore segue una lista elettronica(via terminale o via vocale). Il sistema gli suggerisce la posizione:per esempio fila 12, campata 4, livello 2. Arrivato allalocazione, l'operatore conferma il prelievo leggendo il codiceUDC: con la scansione del barcode, se ha in mano il terminale,o leggendo a voce le ultime quattro cifre del codice, se lavoracon il voice. Se l'UDC è corretta, il sistema gli comunica ilnumero di colli da prelevare. In alternativa, se i prodotti arrivanogià dotati di codice EAN, tale informazione può essererecepita dal sistema per poi essere utilizzata in sede di prelievo,come conferma identificazione in luogo della lettura dell'UDC.Scaricando via via i colli dalla locazione, il sistema gestisce poitutte le richieste di abbassamento.

DC: Quali sono i principali benefici che avete riscontratocon il nuovo sistema?
AV: Uno dei più evidenti è la possibilità di gestire con grandeflessibilità prodotti di dimensioni e caratteristiche anchemolto diverse. E questo deriva dall'utilizzo del sistema vocale,abbinato alla gestione per locazione. In questo modo possiamoprelevare dal fusto, alla cassa, al materiale pubblicitario,senza fare particolari differenze. Inoltre tutta la gestione risultasostanzialmente esatta, dato che l'unica possibile fonte di errorerimane solo nella fase di ingresso e posizionamento deiprodotti nelle varie locazioni. Ovvero, dato che gli operatorinon verificano più qual è la lista prodotti, ma lavorano soloper posizione, se in quella posizione è stato messo un articolodiverso da quello corretto, quello verrà prelevato. Ma siamoormai ad una percentuale di errore dello 0,1-0,2%.Altri benefici derivano direttamente dal tipo di sistema vocalescelto. Il software vo-Ce di Itworks, interamente speakerindependent, consente una enorme facilità di introduzionedi nuove persone, grazie ai tempi diapprendimento ridotti e all'elevatasolidità del sistema. Il motore vocaleproposto da Itworks infatti è estremamentepotente, e grazie ai suoialgoritmi di riconoscimento vocaleconsente di introdurre anche personalecon forti accenti regionali, senzaalcun problema di riconoscimento.La profilazione del software vocale, effettuata da Over-Log,ha consentito di tarare il sistema esattamente sui flussi e sulleesigenze dell'applicazione.

DC: S tate lavorando su sviluppi successivi del sistema?Se sì, quali?
AV: Sì, ci sono diverse idee allo studio. Per esempio tuttociò che riguarda la gestione dei giri, in modo da ottimizzareancora tutta la parte relativa alla consegna. Ma soprattutto,quello che vorremmo sviluppare ulteriormente è la gestionedelle scorte, ovvero, la definizione delle quantità dariordinare e da stoccare presso il magazzino. Oggi infatti inostri riordini seguono indicazioni di natura esclusivamentestatistica. Ciò che viene riordinato oggi, sostanzialmente èfatto sulla base di ciò che è stato utilizzato ieri, considerandoalcuni parametri evidenti come il periodo o la stagione. Diconseguenza, se riordino dopo il Carnevale, molto probabilmenteavrò un overstock; se riordino dopo una settimana dipioggia, e nel weekend il tempo si rimette al bello, andròsubito sotto scorta. Una gestione delle scorte più intelligenteinvece dovrebbe tenere conto di tutte le possibili variabili deiconsumi futuri, inserendo quindi le indicazioni più ampie,dagli eventi di grande richiamo alle aperture domenicali,dai giorni della settimana fino anche alle previsioni meteo.Dovrebbe quindi basarsi su strumenti di simulazione e dipianificazione, in grado di trasformare poi questo calcoloin concrete indicazioni logistiche. Per questo intenderemmosviluppare il modulo di gestione scorte, previsto anch'essonel sistema SLIM2k, in modo da avere questa connessionediretta fra le possibilità del calcolo statistico, e la gestionelogistica delle scorte e dei riordini.